La toma de decisiones es el proceso de elegir entre varias opciones o alternativas para resolver un problema o alcanzar un objetivo. La toma de decisiones es una habilidad fundamental para el éxito de cualquier organización, ya que afecta a todos los aspectos de su funcionamiento, desde la planificación estratégica hasta la gestión de recursos humanos, pasando por la innovación y la competitividad. En este artículo, se analizará la importancia de la toma de decisiones en las organizaciones, y se presentarán cinco aspectos clave que deben considerarse al tomar decisiones.
Los tipos de decisiones
Existen diferentes tipos de decisiones que se pueden clasificar según su naturaleza, su complejidad, su frecuencia y su impacto. Algunos ejemplos son:
- Decisiones programadas: son aquellas que se basan en reglas, procedimientos o políticas establecidas, y que se repiten con regularidad. Por ejemplo, decidir el horario de trabajo, el presupuesto anual o el inventario óptimo.
- Decisiones no programadas: son aquellas que requieren un análisis específico y creativo, y que se presentan con poca frecuencia o son únicas. Por ejemplo, decidir la entrada a un nuevo mercado, el lanzamiento de un nuevo producto o la fusión con otra empresa.
- Decisiones estructuradas: son aquellas que tienen un problema bien definido, con objetivos claros y alternativas conocidas. Por ejemplo, decidir qué proveedor contratar, qué máquina comprar o qué estrategia seguir.
- Decisiones no estructuradas: son aquellas que tienen un problema ambiguo, con objetivos difusos y alternativas inciertas. Por ejemplo, decidir cómo mejorar la satisfacción del cliente, cómo aumentar la motivación del personal o cómo gestionar una crisis.
- Decisiones individuales: son aquellas que se toman por una sola persona, que tiene la autoridad y la responsabilidad de hacerlo. Por ejemplo, decidir qué tarea realizar, qué información buscar o cómo resolver un conflicto.
- Decisiones grupales: son aquellas que se toman por varias personas, que comparten la autoridad y la responsabilidad de hacerlo. Por ejemplo, decidir el plan de acción, el diseño del producto o la evaluación del desempeño.
Los criterios de decisión
Los criterios de decisión son los parámetros o estándares que se usan para valorar y contrastar las distintas opciones o alternativas que se tienen. Estos criterios tienen que ser pertinentes para el problema, medibles en términos cuantitativos o cualitativos, coherentes entre sí y ponderados según su relevancia.
Entre los criterios de decisión que se pueden emplear se encuentran el costo, el beneficio, el riesgo y la factibilidad, los cuales son resultado de la importancia de la toma de decisiones en las organizaciones.
El costo se relaciona con el valor monetario o el sacrificio de recursos que conlleva cada opción, como el precio, la inversión, el mantenimiento o el ahorro.
El beneficio alude al valor añadido o al resultado positivo que produce cada opción, como el ingreso, la rentabilidad, la calidad o la satisfacción.
El riesgo indica la probabilidad e impacto de que sucedan eventos adversos o inciertos vinculados a cada opción, como el fracaso, la pérdida, el daño o la demanda.
La factibilidad hace referencia a la capacidad o posibilidad de llevar a cabo cada opción con éxito, como la disponibilidad, la compatibilidad, la legalidad o la aceptación.
Los métodos de decisión
Los métodos de decisión son las técnicas o herramientas que se utilizan para facilitar y mejorar el proceso de toma de decisiones. Los métodos de decisión pueden ser racionales o intuitivos, según el grado de análisis lógico o emocional que implican. Algunos ejemplos son:
- El análisis costo-beneficio: consiste en calcular y comparar el valor neto presente (VNP) o la tasa interna de retorno (TIR) de cada opción, considerando los flujos de ingresos y egresos esperados a lo largo del tiempo.
- La matriz de decisión: consiste en elaborar una tabla donde se asignan valores numéricos a cada opción según los criterios establecidos, y luego sumar los valores para obtener una puntuación total.
- El árbol de decisión: consiste en representar gráficamente el problema y las opciones como una serie de nodos y ramas, donde se asignan probabilidades y valores a cada escenario posible, y luego se calcula el valor esperado de cada opción.
- La tormenta de ideas: consiste en generar y compartir libremente ideas creativas y originales entre los participantes, sin juzgar ni criticar, para ampliar el abanico de opciones disponibles.
- La intuición: consiste en confiar en el instinto, la experiencia o la percepción personal para elegir una opción, sin realizar un análisis formal o sistemático.
Los factores que influyen en la decisión
El proceso y el resultado de la toma de decisiones están afectados o condicionados por los factores que influyen en la decisión, que son los elementos o variables que provienen de fuentes internas o externas. Estos factores son los objetivos, los valores, las actitudes, los conocimientos, las habilidades y el entorno.
Los objetivos son los fines o propósitos que se persiguen con la decisión, y que orientan y motivan la elección. Estos objetivos deben cumplir con las características SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.
Los valores son los principios o creencias que guían el comportamiento y el juicio de las personas, y que reflejan su ética y moral. Los valores deben ser coherentes con la misión y la visión de la organización, transparentes para todos los involucrados y compartidos por los miembros del equipo.
Las actitudes son las predisposiciones o tendencias a reaccionar de cierta manera ante las situaciones o las personas, y que expresan las opiniones y emociones de las personas. Estas actitudes deben ser positivas para afrontar los retos, constructivas para aportar soluciones y flexibles para adaptarse a los cambios.
Los conocimientos son los datos o informaciones que se poseen sobre el problema, las opciones o las consecuencias, y que aportan evidencia y certeza a la decisión. En este aspecto, los conocimientos deben ser veraces para evitar errores, completos para tener una visión global y actualizados para estar al día.
Las habilidades son las capacidades o destrezas que se tienen para realizar el proceso de toma de decisiones, y que implican el uso de métodos, herramientas o recursos adecuados. Finalmente, las habilidades deben ser desarrolladas mediante la formación continua, entrenadas mediante la práctica constante y mejoradas mediante la retroalimentación efectiva.
El entorno es el conjunto de factores externos que rodean al problema o a la decisión, y que pueden facilitar u obstaculizar su solución o implementación. Este entorno debe ser analizado para identificar las oportunidades y amenazas, monitoreado para detectar los cambios y tendencias, y adaptado para aprovechar las ventajas competitivas.
Los resultados y consecuencias de la decisión
La elección e implementación de una opción tiene como consecuencia los resultados y consecuencias de la decisión, que son los efectos o impactos que se producen en la organización o en el entorno. Estos resultados y consecuencias pueden ser positivos o negativos, esperados o inesperados, directos o indirectos, según el grado de cumplimiento de los objetivos, la evaluación del desempeño o del resultado, y la respuesta a las acciones o consecuencias, y son resultado de la importancia de la toma de decisiones en las organizaciones.
Algunos ejemplos de resultados y consecuencias de la decisión son el éxito/fracaso, la retroalimentación, la mejora y la responsabilidad.
El éxito es el grado de cumplimiento o satisfacción de los objetivos planteados con la decisión, y que implica una evaluación favorable del desempeño o del resultado. Este éxito debe ser medido mediante indicadores, reconocido mediante incentivos y celebrado mediante reconocimientos.
Por otra parte tenemos al fracaso, el cual es el grado de incumplimiento o insatisfacción de los objetivos planteados con la decisión, y que implica una evaluación desfavorable del desempeño o del resultado. Este fracaso debe ser asumido mediante la autocrítica, aprendido mediante el análisis de las causas y superado mediante la resiliencia.
La retroalimentación es la información o comunicación que se recibe sobre el proceso o el resultado de la decisión, y que permite identificar las fortalezas y debilidades del mismo. Esta retroalimentación debe ser solicitada mediante mecanismos de consulta, escuchada mediante una actitud receptiva y aplicada mediante acciones correctivas.
Otra de las consecuencias es la mejora, que se trata del cambio o la modificación que se realiza sobre el proceso o el resultado de la decisión, y que busca optimizar su calidad o eficiencia. Esta mejora debe ser planificada mediante objetivos SMART, ejecutada mediante planes de acción y evaluada mediante indicadores.
Finalmente tenemos a la responsabilidad, que es el compromiso o la obligación que se asume con la decisión tomada, y que implica responder por sus acciones o consecuencias. Esta responsabilidad debe ser compartida mediante la participación, asumida mediante la rendición de cuentas y cumplida mediante la ética.
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