Todo sobre la delegación de autoridad

Saber cómo y cuándo asignar tareas a las personas adecuadas es una habilidad valiosa. Un gerente eficaz puede delegar autoridad a los miembros del equipo y realizar el seguimiento correspondiente para asegurarse de que completen cada tarea como se espera. En este artículo, definiremos la delegación de autoridad y exploraremos cómo usarla en el lugar de trabajo.

¿Qué es la delegación de autoridad?

La delegación de autoridad es el proceso de transferir la responsabilidad de una tarea a otro empleado. Como gerente, normalmente se puede transferir la responsabilidad a cualquiera de los miembros directos del equipo. Ese empleado puede decidir delegar algunas de esas responsabilidades entre los miembros de su equipo si es necesario.

El propósito de delegar autoridad es garantizar un lugar de trabajo productivo y que funcione bien. Cuando se realiza con prudencia, este proceso puede beneficiarnos a nosotros mismos, a nuestros empleados y a la empresa en su conjunto a través de:

• Productividad incrementada.  Permite a los empleados completar el trabajo más rápido, ya que las tareas se distribuyen entre un grupo de personas en lugar de que una sola persona complete todos los pasos necesarios. 
• Continuidad. Si estamos ocupado con otras tareas o estamos ausentes del trabajo, otros empleados pueden completar algunas o todas las tareas para garantizar la productividad y la eficiencia continuas.
• Desarrollo de empleado.  Cuando delegamos tareas en los miembros del equipo, los empleados tienen la oportunidad de mejorar sus habilidades y demostrar sus capacidades en un área específica, como el liderazgo y las habilidades interpersonales.
• Motivación de empleados. Los empleados pueden estar más motivados a rendir al máximo cuando se les confía nuevas responsabilidades.
• Oportunidades de crecimiento profesional.  La delegación de autoridad a los empleados de nivel inferior les proporciona la experiencia y el desarrollo de habilidades necesarias para posibles promociones dentro de la organización.

Formas de delegación de autoridad

Hay varias formas de transferir responsabilidades a los empleados según las necesidades del lugar de trabajo. Podemos utilizar los siguientes tipos de delegación de autoridad para asignar tareas a varios miembros del equipo en el lugar de trabajo:

Departamentos

Podemos delegar la supervisión de un departamento en particular a otro empleado. Por ejemplo, si hablamos de un director ejecutivo, podría delegar la autoridad sobre todo el departamento de marketing en el director de marketing.

Proyectos

Podemos asignar un empleado o grupo de empleados para completar un proyecto específico de principio a fin. Con el departamento de marketing, el director de marketing podría asignar una campaña publicitaria al director del proyecto, quien forma un equipo de redactores y diseñadores para colaborar en el proyecto.

Toma de decisiones

Se puede otorgar a uno de los empleados el poder de tomar ciertas decisiones para que pueda concentrarse en otro trabajo. Por ejemplo, como director de marketing, se puede delegar la autoridad en el subdirector de marketing para contratar empleados para el departamento cuando sea necesario. 

Análisis

Cuando se necesite más información, se puede pedir a los empleados que completen una investigación detallada sobre el tema. Si es un gerente de proyectos de marketing, puede pedir a los analistas del departamento que investiguen las estadísticas demográficas para la audiencia prevista de su campaña publicitaria. 

Procesos administrativos

También se pueden delegar tareas administrativas, como la entrada de datos, a otros empleados. Como gerente de marketing, por ejemplo, se pueden asignar las comunicaciones del cliente (programación de reuniones, correos electrónicos de seguimiento, etc.) a un asistente de marketing.

En cualquiera de estas categorías, la delegación de autoridad puede ser temporal o continua. Los empleados completan tareas temporales por única vez o a corto plazo, mientras que las tareas en curso implican responsabilidades a largo plazo que se convierten en una parte esencial del rol del empleado.

Cómo llevar a cabo la delegación de autoridad

La delegación de autoridad exitosa requiere expectativas claramente definidas, seguimiento del progreso y evaluación de los resultados. Sigamos los siguientes pasos para delegar autoridad de manera eficaz:

1. Asignar tareas

Elijamos el empleado o empleados a quienes se asignará la tarea para alinear el alcance del trabajo con un empleado o equipo de empleados con la experiencia requerida para completarlo.

2. Establecer expectativas claras

Comuniquemos las tareas que estamos asignando al empleado o empleados, detallemos sus expectativas y establezcamos fechas límite para cualquier tarea urgente. Aclarar las expectativas al principio proporciona la orientación que necesitan para comenzar el trabajo de inmediato y completarlo de manera correcta y eficiente.

3. Supervisar el progreso con regularidad

Solicitemos periódicamente actualizaciones a los empleados para monitorear el progreso de cada tarea delegada. Es posible que deseemos programar reuniones periódicas con los empleados para obtener más detalles sobre las tareas de las que son responsables. Al monitorear el progreso a lo largo del camino, podemos proporcionar correcciones u orientación según sea necesario y garantizar la finalización oportuna de cada tarea. Este paso también nos permite permanecer disponibles en caso de que surjan preguntas o inquietudes.

4. Practicar la rendición de cuentas

Evaluemos la calidad del trabajo para asegurarnos de que los miembros del equipo lo completen correctamente. Para una delegación de autoridad temporal, este paso puede implicar un análisis único una vez que se completa la tarea. Para una delegación de autoridad continua, es posible que deseemos realizar revisiones de desempeño ocasionales para evaluar el trabajo del empleado. Ya sea positivo o negativo, los comentarios deben ser constructivos para ayudarlos a mejorar su trabajo y desarrollar sus habilidades.

Estos pasos ayudan a crear expectativas claras durante la transferencia de autoridad en el lugar de trabajo. Cada uno de los empleados debe comprender con precisión cuánto control tienen sobre el proyecto y qué se espera de ellos. A cambio, debemos proporcionar comentarios honestos sobre su desempeño para que el empleado pueda reconocer sus fortalezas y mejorar en proyectos futuros.

El uso de este método para transferir autoridad crea una relación de rentabilidad mutua entre nosotros y los miembros de nuestro equipo. Si bien se puede liberar tiempo delegando una tarea a otra persona, nuestro empleado también puede asumir nuevas responsabilidades, lo que puede aumentar su valor en el lugar de trabajo. La delegación de autoridad posee grandes beneficios.